目 录
第一部分 教职工、学生出国（境）手续办理一、教职工出国（境）手续办理
二、学生出国（境）手续办理
第二部分 外国专家管理服务工作流程
一、长期外籍教师及专家的引进与管理
二、短期外籍教师及专家的引进与管理
三、外籍专家及教师校外活动注意事项
四、外籍人员备案手续
第三部分 国际会议申办、外宾接待及其他
一、国际会议申办
二、外宾接待注意事项
三、与国外高校签署合作协议流程
一、教职工出国（境）手续办理
（一）因公出访（提前至少两周）
1. 获得邀请函
(1) 邀请函要求：需用邀请方抬头信纸打印，应包含被邀请人信息（姓名、性别、出生年月日、护照号码）、访问日期、行程安排等；邀请人应亲笔签名，写明邀请单位、邀请地址等。
(2) 部分国家签证时需提供纸质版邀请函原件，具体要求以各国驻华使馆要求为准。
2. 备案程序
(1) 网上下载并填写 《晋中信息学院教职工因公出国(境)备案登记表》(见附件1),并附邀请信复印件、 翻译件及其它相关材料；
(2) 经分管国际交流事务的校领导审查通过后，报党委组织部、保卫处备案；
(3) 将登记表原件及相关材料交至国际交流与合作处备案。
3. 办理签证。
4. 所有出国(境)教师应参加学校党委、国际交流与合作处、品牌营销与 新闻中心等相关部门组织的培训活动，因故不能参加者必须出具书面请假单，请假次数不得超过所有培训总次数的三分之一。
5. 按规定时间出国完成工作。
6. 教职工回国后须在一个月内，向所在单位和国际交流与合作处提交不少于三千五百字的总结，并配合相关单位为学校教师/学生做不少于一次的报告分享会。
7. 因公出国(境)的教职工，如果是在工作期间，须依据学校教职工纪律考核办法办理相关手续。
8. 费用报销。
（二）因私出访（提前至少两周）
1. 教职工因私（旅游、探亲、个人事务等）出国（境），须办理审批备案手续，审批备案当次有效，未经学校允许不得擅自出国（境），严禁从因私渠道执行公务活动。
2. 教职工因私出国（境），原则上应安排在国家法定节假日及学校寒暑
假期间（以有关节假日通知和学校校历为准）。学校不受理工作时间出国（境）旅游申请。
3. 教职工确有必要因个人事务出国（境）的，须填写提交《晋中信息学院教职工因私出国(境)备案登记表》（见附件2），写明个人事务详细情况，审批通过后，报党委组织部、保卫处备案。
4. 教职工在工作期间出国（境），按事假处理，依据学校有关考核、考勤、绩效工资等规定执行。
5. 教职工因私出国（境）费用一律自理，不得违规报销费用。
6. 返校报到。教职工返校后应及时向所在单位报到，并到将行程信息及护照出入境信息页复印件交至国际交流与合作处。
二、学生出国（境）手续办理
（一）因公出访（提前至少两周）
1. 获得邀请函
(1) 邀请函要求：需用邀请方抬头信纸打印，应包含被邀请人信息（姓名、性别、出生年月日、护照号码）、访问日期、行程安排等；邀请人应亲笔签名，写明邀请单位、邀请地址等。
(2) 部分国家签证时需提供纸质版邀请函原件，具体要求以各国驻华使馆要求为准。
2. 备案程序
(1) 网上下载并填写 《晋中信息学院学生因公出国(境)备案登记表》（见附件3）,并附邀请信复印件、 翻译件及其它相关材料；
(2) 经分管国际交流事务的校领导审查通过后，报党委组织部、保卫处备案；
(3) 将登记表原件及相关材料交国际交流与合作处备案。
3. 办理签证。
4. 所有出国(境)学生应参加学校党委、国际交流与合作处、品牌营销与新闻中心等相关部门组织的培训活动，因故不能参加者必须出具书面请假单，请假次数不得超过所有培训总次数的三分之一。
5. 按规定时间出国完成工作。
6. 学生回国后须在一个月内，向所在院系和国际交流与合作处提交不少于两千字的总结，并配合相关单位为我校学生做不少于一次的报告分享会。参加我校出国（境）交流项目的学生，有义务配合参与我校国际交流与合作处有关活动的宣传与讲解工作。
7. 因公出国(境)的学生，如果是在学习期间，须依据学校学生请销假相关管理办法办理相关手续。
8. 费用报销。
（二）因私出访（提前至少两周）
1. 学生因私出国（境），原则上应安排在国家法定节假日及学校寒暑假期间（以有关节假日通知和学校校历为准）。学校不受理学习期间的出国（境）旅游申请。
2. 学生确有必要因个人事务出国（境）的，须填写提交《晋中信息学院学生因私出国(境)备案登记表》（见附件4），写明个人事务详细情况，审批通过后，报党委组织部、保卫处备案，
3. 学生在学习期间出国（境），按事假处理，依据学生手册相关规定执行。
4. 返校报到。学生回国返校后需将行程信息及护照出入境信息页复印件交至国际交流与合作处。
第二部分
外国专家管理服务工作流程
一、长期外籍教师及专家的引进与管理
（在校工作时间为一个学期及以上）
1. 长期外籍专家聘用程序
(1) 制订聘请外籍专家、教师计划、选拔外籍教师人选。校内用人单位根据本单位的教学或科研需求，提前一学年向国际交流与合作处提交《晋中信息学院长期外籍专家聘用申请表》（见附件5）。
(2) 面试通过后，填写好《晋中信息学院长期外籍专家面试记录表》（见附件6）交由国际交流与合作处备案，与外籍教师签订工作合同。
(3) 外籍教师发送申请《外国人工作许可》所需相关材料至外事专员邮箱。
(4) 国际处上传外籍教师材料至国家外国专家局网站“外国人来华工作管理服务系统”（http://www.safea.gov.cn）。
(5) 获得《中华人民共和国外国人工作许可通知》并为外籍教师开具邀请函。
(6) 外籍教师持《中华人民共和国外国人工作许可通知》及我校开具的邀请函在国外使领馆申请工作签证来华。
(7) 持来华工作签证购买机票，飞抵驻地。
(8) 国际交流与合作处安排专人接机。
(9) 外事专员带外教办理晋中市公安局太谷分局出入境管理部门及水秀派出所办理外国人住宿登记（坚决实行“24小时属地备案制度”）。
(10) 外事专员带外教前往山西国际旅行卫生保健中心体检，并获得体检证明。
(11) 网上申请《外国人工作许可证》。
(12) 外事专员带外教前往晋中市出入境管理局办理在华工作居留许可。
(13) 国际处协调各单位安排外教教学和日常管理。
(14) 报人事处、财务处发放外教工资及各种费用，外教聘用相关文件交至人力资源处。
2. 校内用人单位续聘长期外籍专家
(1) 校内用人单位如续聘长期外籍教师，需根据对长期外籍教师的综合考评结果，认真填写《晋中信息学院外籍专家续聘考核表》（见附件7），交相关领导签字盖章，在外籍教师合同期满2个月前，将《晋中信息学院外籍专家续聘考核表》（见附件7）以书面形式报国际交流与合作处。
(2) 外事专员带外籍教师前往山西国际旅行卫生保健中心体检获得体检证明。
(3) 根据续聘合同，网上申请《外国人工作许可证》延期。
(4) 外事专员带外籍教师前往晋中市公安局太谷分局出入境管理部门及水秀派出所更新相关信息文件。
(5) 外事专员带外籍教师前往晋中市出入境管理局办理在华工作居留许可延期。
(6) 续聘所更新合同及相关文件交至人力资源处。
3. 长期外籍教师/专家教学管理工作
(1) 外籍教师到岗后，校内用人单位应向外籍专家介绍学校教学和管理的相关规定。
(2) 外籍教师应按照培养方案、教学大纲组织教学。
(3) 校内用人单位应为外籍教师安排一名助理教师(要求能用英语/德语与外籍教师进行有效交流)，负责外籍教师的教学联络工作。
(4) 外籍教师到岗后一周内，校内用人单位须将外籍教师在本学期的任教课程、授课时数及课表等信息报国际交流与合作处备案。
4. 长期外籍教师/专家日常管理工作
(1) 安排外籍教师在教师公寓的住宿。
(2) 协助保卫处及水秀派出所、晋中市公安局做好外籍教师的住宿、居留及安全保卫工作。
(3) 定期为在校外籍教师发放每月的工资、津贴等。
(4) 协助后勤处做好教师公寓外籍教师生活设施保障工作。
(5) 采集外籍教师出行活动信息，如有需要，可协助外籍教师订购火车票和飞机票。
(6) 组织外籍教师参加省、市上级领导部门和学校的集体活动。
(7) 受理外籍教师的请假申请，外籍教师因事或因病暂时离校，应填写《晋中信息学院外籍专家请假单》（见附件8）。
(8) 配合各单位开展外籍教师教学评估工作。
(9) 做好山西省教育厅和晋中市公安局等上级领导部门要求的有关专家近、远期规划与相关总结、年检工作等。
二、短期外籍教师及专家的引进与管理
（在校工作时间为一个学期以下）
（一）采集、制定年度外国专家学者短期来访、合作交流计划，确定具体聘请项目。
（二）校内用人单位网上下载并填写《晋中信息学院短期外籍专家聘用申请表》（见附件9）,提交至国际交流与合作处备案，由国际交流与合作处审核并报分管校领导批准后方可邀请。
（三）出具相关邀请函，协助短期外籍专家办理来华访问签证。
（四）晋中市公安局太谷分局水秀派出所办理外国人住宿登记（坚决实行“24小时属地备案制度”）。
（五）国际交流与合作处负责将经批准邀请的短期外籍教师/专家的相关信息报校外相关单位(出入境管理局等)备案。
（六）所聘短期外籍教师/专家抵达学校后，校内用人单位应负责其在校期间的接待工作(包括接送、食宿等)。
（七）短期外籍教师/专家离校后一周内，校内用人单位须将反映该专家学术交流或科研合作的总结报告及图片、视频材料报送国际交流与合作处存档。
三、外籍专家及教师校外活动注意事项
（一）校外活动是指，需带领外籍教师/专家在校外参与各类会议和进行教学任务等活动；
（二）活动负责人需提前一周向国际处报备以下内容：活动时间（出发及返程时间）、具体地点、活动情况介绍、活动组织者、参与人数及对象、外教发表的言论。
四、外籍人员备案手续
（一）各二级单位邀请外籍嘉宾到访我校需出具相应的情况说明（见附件10），说明需打印在我校抬头纸上并加盖各二级单位公章；
（二）填写《外国人住宿登记表》（见附件11）或《境外人员住宿登记表》（见附件12）；
（三）填写《晋中信息学院外事接待备案表》（见附件13）；
（四）外籍嘉宾护照首页及有效入境页复印件，若有其他证明身份证件，如永久身份证等，请一并提供；
以上文件一式三份，请按时提交至国际交流与合作处。
备注：《境外人员住宿登记表》（见附件11）或《境外人员住宿登记表》（见附件12）、《晋中信息学院外事接待备案表》（见附件13）需提前一周交至国际交流与合作处，护照首页及有效入境页复印件，在外宾到达后10小时内提交至国际交流与合作处，并由国际处交至出入境管理处及水秀派出所。
（五）汇报分管校领导审核。
（六）办结。
一、 国际会议申办手续
（一）申报会议范围
此处所称国际会议是指在我国境内（不含港、澳、台地区）举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
（二）国际会议预报手续
校内各单位需在每年年底上报下一年度国际会议的计划。计划中需明确拟举办国际会议的基本信息，并由单位主要负责人签字盖章后报送国际交流与合作处；由国际交流与合作处统一报山西省教育厅国际合作与交流处备案。
（三）国际会议申报手续
举办国际会议的部门、单位，至少提前3个月向国际交流与合作处提交申请报告，申请报告内容包括：
l 会议概况：会议中英文名称、会议背景、会议日期、会议地点、拟邀专家人数、历届会议概况等；
l 会议组委会名单；
l 境内、境外参与人员名单；
l 嘉宾发言或讲座稿；
l 会议日程安排；
l 会议经费预算：收入与支出（需经财务处审核）
l 突发事件应急预案；
l 其他相关材料
国际交流与合作处负责各单位国际会议的上报审批工作，由专人向省教育厅提交审核。审核通过以后，国际交流与合作处将同意函转给主办单位，主办单位方能发出会议邀请函。
（四）国际会议总结手续
主办单位应在会议结束后的两个星期内提交会议总结报告至国际交流与合作处。
二、 外宾接待注意事项
（一）“外宾接待”是指对来我校进行行政访问的国（境）外个人或团组（以下简称“外宾”）的公务接待工作。外宾接待工作应当服务国家大局和学校国际化建设工作，坚持“友好对等、务实节俭”的原则。
（二）外宾接待实行归口管理、分级负责。国际交流与合作处是学校外事工作的归口管理部门。各接待单位负责本单位外宾接待活动的审批、邀请手续办理及具体接待工作；对学校布置的外宾接待活动应予以支持和配合。
（三）计划邀请学校领导出席的外宾接待活动，接待单位应提前5个工作日备好相关资料报国际交流与合作处，按相关程序邀请。
（四）外宾来访前，接待单位应与来访外宾充分沟通，明确对方来访目的、来访议题和日程安排，了解来访人员构成及其背景资料，出具相应的情况说明，详细内容请参考本手册第二部分《外籍人员备案手续》，填写《外国人住宿登记表》（见附件11）或《境外人员住宿登记表》（见附件12）以及《晋中信息学院外事接待备案表》（见附件13），经接待单位负责人审批通过，并报国际交流与合作处备案后方可执行。
（五）在外宾接待中，一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加，外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
（六）外宾接待经费开支应参照我校招待费标准，范围主要包括住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、外事宣传品费用等。
（七）外宾来访行程结束后，各接待单位应严格执行学校外宾接待审批制度，加强对本单位外宾接待活动和经费报销的监督、审批和管理；并负责监督本单位外宾接待审批制度执行情况，控制外宾接待费预算及规模，配合财务处把好接待费的报销审核关。
（八）外宾来访行程结束后，接待单位须在一周内，向所在院系和国际交流与合作处提交总结或新闻稿，并配合相关单位为我校学生做报告分享会。
三、 与国外高校签署合作协议流程
各学院与国外高校及科研机构建立友好合作关系，签署合作交流协议，应向国际交流与合作处报备。签署国际校际交流合作协议的流程如下：
（一）各学院向国际交流与合作处提交协议文本。
（二）国际交流与合作处对文字及翻译进行初审。
（三）协办单位审核（协办单位指协议内容涉及到的相关单位，如教务处、学生处、各二级学院等）。
（四）OA程序内审核。
（五）签署协议。
（六）协议签字盖章版上传系统后交至档案室。
